A pályázat előtt: jogosultság és illeszkedés ellenőrzése
Mielőtt belevágsz, mindig vizsgáld meg, hogy a szervezet, a tervezett tevékenység és a célcsoport megfelel-e a kiírás alapfeltételeinek. Nem elég, ha az ötlet hasznos: a pályázati célokhoz, elszámolható tevékenységekhez és vállalásokhoz is illeszkednie kell. Érdemes már az elején tisztázni, ki lesz a felelős a szakmai tartalomért, a pénzügyekért és az adminisztrációért.
Dokumentumok: következetesség minden mellékletben
A pályázati adatlap, a költségvetés, a nyilatkozatok és a mellékletek akkor hitelesek, ha ugyanazt a projektet írják le eltérés nélkül. Gyakori probléma, hogy a szakmai tervben szereplő tevékenység nem jelenik meg a költségvetésben, vagy fordítva. A beadás előtt célszerű külön ellenőrzőlistán átnézni az aláírásokat, dátumokat, jogosultsági igazolásokat és formai követelményeket.
Megvalósítás közben: nyomon követés és bizonyíthatóság
A támogatott projekt során minden vállalást úgy kell kezelni, hogy az később dokumentumokkal igazolható legyen. A jelenléti ívek, fotók, szerződések, teljesítésigazolások és kommunikációs anyagok nem utólagos formalitások, hanem az elszámolás alapjai. Ha változás történik a programban, költségekben vagy ütemezésben, előbb a támogatói szabályokat kell ellenőrizni, és csak ezután érdemes dönteni a módosításról.
Elszámolás és nyilvánosság: a projekt lezárásának kulcsa
Az elszámolásnál nemcsak az számít, hogy a pénzt valóban a projektre fordították-e, hanem az is, hogy ez szabályosan, visszakövethetően és a kiírásnak megfelelően történt-e. A számlák, kifizetési bizonylatok és szakmai beszámolók legyenek összhangban egymással. A nyilvánossági előírásokat sem érdemes félvállról venni, mert a támogatás tényének megfelelő feltüntetése sok pályázatnál ellenőrzési szempont.
Hasznos tudnivalók
- Ne a beadás előtti napon kezdd el a mellékletek összegyűjtését.
- A költségvetést mindig a szakmai tervből vezesd le, ne fordítva.
- Minden projektváltozást dokumentálj, még akkor is, ha aprónak tűnik.
- Elszámolás előtt ellenőrizd, hogy a számlák, teljesítések és beszámolók ugyanazt támasztják-e alá.